Gestionnaire documentaire numérique
Gestionnaire documentaire numérique
Le Gestionnaire documentaire numérique met de l'ordre dans les documents d'une organisation : il classe, nomme, modélise, collecte, partage et archive. En 4 mois, vous partez des bases de l'ordinateur et d'Internet, puis vous installez le cœur du métier : une arborescence de classement tenable et des documents professionnels propres. Vous passez ensuite à la collecte structurée par formulaires, aux modèles réutilisables et au partage sécurisé dans le cloud, avant de professionnaliser vos réflexes de travail en équipe. Chaque formation validée reste acquise définitivement : si vous avez déjà validé une brique de ce parcours, elle est reconnue et déduite du prix du parcours.
Le métier de Gestionnaire documentaire numérique
- Concevoir et faire vivre le plan de classement d'une organisation : arborescence, règles de nommage, gestion des versions.
- Produire les documents officiels de la structure — courriers, notes de service, rapports, comptes rendus — avec une mise en forme constante.
- Créer des modèles réutilisables pour que toute l'équipe produise des documents de même qualité, sans repartir d'une page blanche.
- Collecter les informations du terrain au moyen de formulaires numériques et en tirer des données directement exploitables.
- Organiser le partage dans le cloud : dossiers d'équipe, droits d'accès par rôle, coédition et sauvegardes.
- Archiver, conserver et retrouver un document sur demande, y compris plusieurs mois après sa clôture.
Compétences finales et débouchés
Composition du parcours
Un itinéraire structuré en phases. Chaque formation validée est reconnue et ne se paie qu'une fois.
Fondations
Vous sécurisez les bases — ordinateur, fichiers, navigateur, vocabulaire numérique — pour aborder la suite sans blocage.
Le cœur du métier : classer et rédiger
Vous installez un plan de classement tenable dans la durée et vous produisez des documents professionnels propres et cohérents.
Spécialisation : collecte, modèles et cloud
Vous industrialisez le cycle de vie du document — formulaires de collecte, modèles réutilisables, partage et archivage dans le cloud.
Professionnalisation
Vous apprenez à faire adopter vos règles par une équipe : conventions communes, coédition et suivi des demandes documentaires.
Projet transversal
Refonte documentaire d'une coopérative agricole à Gagnoa
ObligatoireUne coopérative de producteurs de cacao basée à Gagnoa regroupe environ 400 planteurs. Ses documents sont éparpillés : les contrats de livraison dorment dans un classeur papier, les fiches de pesée sont saisies au fil de l'eau sur deux ordinateurs du bureau, les comptes rendus d'assemblée générale circulent par WhatsApp et les reçus sont photographiés sur le téléphone du secrétaire. Personne ne sait quelle version du règlement intérieur fait foi, et la préparation de l'audit annuel mobilise le bureau pendant trois semaines.
La direction vous confie la refonte documentaire de la coopérative. Vous devez livrer un système que le secrétariat pourra tenir seul après votre départ : un classement clair, des documents produits à partir de modèles, une collecte des pesées qui ne repose plus sur des papiers volants, et un espace cloud partagé où le président, le secrétaire et le comptable trouvent chacun ce qui les concerne — sans se marcher dessus ni tout pouvoir supprimer.
Livrables attendus
- Un audit de l'existant : inventaire des documents, de leurs formats, de leurs emplacements et des points de perte constatés.
- Un plan de classement complet : arborescence, règles de nommage, politique de versions et durées de conservation.
- Une bibliothèque de cinq modèles de documents (courrier officiel, note de service, compte rendu d'assemblée, fiche de pesée, reçu de livraison).
- Un formulaire numérique de collecte des pesées, testé sur un lot de données réelles et alimentant un tableau exploitable.
- Un espace cloud partagé structuré, accompagné d'une matrice des droits d'accès par rôle (président, secrétaire, comptable).
- Une procédure écrite d'archivage et de sauvegarde, incluant un test de restauration documenté.
- Un guide d'utilisation de quatre pages rédigé pour le secrétariat, avec captures d'écran et marche à suivre pas à pas.
- Une soutenance de 15 minutes devant un jury interne Access Academy, avec démonstration en direct de la recherche d'un document demandé par le jury.
Conditions de certification
Certificat Gestionnaire documentaire numérique
Pour obtenir votre certificat interne de parcours métier, vous devez remplir les conditions suivantes :
- Valider toutes les formations obligatoires du parcours
- Valider le nombre minimal de formations optionnelles
- Réussir le projet transversal du parcours
- Compléter votre portfolio de réalisations
Les certificats délivrés par Access Academy sont des certificats internes de réussite, non diplômants. Ils attestent du suivi et de la validation d'un parcours de formation professionnelle courte, et ne constituent pas une certification professionnelle reconnue par l'État.