Gestion documentaire et organisation des fichiers

Public cible

• Assistants administratifs et secrétaires de direction souhaitant professionnaliser leur gestion de fichiers
• Entrepreneurs et gérants de PME/TPE qui gèrent eux-mêmes leur documentation (factures, contrats, devis)
• Étudiants et jeunes diplômés voulant organiser efficacement leurs supports de cours et documents de stage
• Responsables d'équipe et chefs de projet ayant besoin de structurer le partage documentaire au sein de leur organisation
• Agents administratifs et fonctionnaires cherchant à moderniser la gestion des dossiers dans leur service

Prérequis

• Savoir utiliser un ordinateur (Windows ou Mac) : naviguer dans l'explorateur de fichiers, créer des dossiers, copier/coller
• Disposer d'un compte Google (Gmail) ou Microsoft (Outlook) pour accéder aux outils cloud
• Avoir une connexion internet stable pour les exercices pratiques en ligne
• Aucune compétence technique avancée n'est requise — la formation part des fondamentaux

Quiz — Les fondamentaux de la gestion documentaire

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Quiz - Structurer et nommer ses fichiers comme un professionnel

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Quiz - Stockage cloud, partage et collaboration

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Quiz — Numérisation, sauvegarde et sécurité documentaire

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Quiz — Projet intégrateur : Réorganiser la documentation d'une entreprise

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Livrable — Audit documentaire de votre structure

## Contexte Dans la leçon « Audit express : diagnostiquer l'état de votre organisation actuelle », vous avez découvert une grille d'auto-évaluation en 10 questions, notées chacune de 0 à 3 points. Ce devoir vous demande de l'appliquer pour de vrai, pas sur un cas d'école : à votre poste de travail, à celui de votre employeur, ou à une structure que vous connaissez bien (association, boutique, cabinet, école). Ouvrez votre ordinateur, comptez vos fichiers, regardez votre bureau. Un audit honnête vaut mieux qu'un beau score : c'est un point de départ, pas un jugement. ## Ce qui est demandé 1. **Présentez la structure auditée** (4 à 5 lignes) : activité, ville, nombre de personnes qui manipulent les documents, outils actuellement utilisés (ordinateur, clés USB, téléphone, WhatsApp, cloud, classeurs papier). 2. **Remplissez la grille des 10 questions.** Reproduisez le tableau avec, pour chaque question, votre note (0, 1, 2 ou 3) **et une phrase de justification**. Calculez votre total sur 30. 3. **Situez votre score** dans les quatre niveaux vus en cours — Critique (0-10), Fragile (11-17), Correct (18-24), Excellent (25-30) — et expliquez en 3 ou 4 lignes si ce diagnostic correspond à votre ressenti quotidien. 4. **Complétez le tableau d'inventaire de la Phase 2** : nombre de fichiers sur le bureau, nombre de dossiers dans « Documents », présence d'un dossier « Divers » ou « Autres », nombre de fichiers « Sans titre » ou « Copie de… », nombre de clés USB professionnelles, documents pro sur le téléphone, cloud utilisé ou non, date de la dernière sauvegarde. 5. **Passez en revue les 5 signaux d'alarme** (bureau surchargé, fichiers fantômes, dispersion multi-supports, absence de sauvegarde, dépendance à une seule personne). Pour chacun : présent ou absent, avec **un exemple réel** tiré de vos fichiers. 6. **Identifiez vos 3 priorités**, classées de la plus urgente à la moins urgente. Pour chacune, précisez : le problème constaté, l'action concrète, la date de réalisation prévue, la personne responsable. Appuyez-vous sur les conseils de priorisation propres à votre niveau. 7. **Rédigez votre fiche de diagnostic** (5 à 6 lignes) : votre score, votre principal point fort, votre principale zone de risque, votre première action concrète à réaliser dans les 24 heures. ## Format de remise - Un document unique en **PDF** (Word accepté), 2 à 4 pages. - Joignez au moins **2 captures d'écran** : le bureau de votre ordinateur et votre dossier « Documents » ou « Téléchargements ». - Nommez votre fichier selon la convention du cours, par exemple : `20260315_RAP_Audit-documentaire_Kouassi-Adjoua_v01.pdf` - Confidentialité : remplacez par des initiales les noms de clients, de salariés ou tout montant sensible. ## Critères de réussite | Critère | Ce qui est attendu | Points | |---|---|---| | Grille complète et justifiée | Les 10 questions notées, chaque note accompagnée d'une justification, total sur 30 juste | 5 | | Inventaire chiffré réel | Tableau de la Phase 2 rempli avec de vrais chiffres relevés sur la machine | 4 | | Analyse des 5 signaux | Chaque signal évalué (présent / absent) et illustré par un exemple concret issu de vos fichiers | 4 | | Priorités actionnables | 3 priorités hiérarchisées, chacune avec action, date et responsable identifiés | 4 | | Fiche de diagnostic et soin du rendu | Fiche complète, document lisible, captures jointes, fichier nommé selon la convention | 3 | | **Total** | | **20** |

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Livrable — Votre arborescence et votre convention de nommage

## Contexte Vous savez maintenant concevoir une arborescence (leçon « Concevoir son arborescence ») et nommer vos fichiers avec la méthode Date-Type-Nom-Version. Ce devoir vous demande de passer de la théorie à votre disque dur : construire **votre** plan de classement et l'appliquer réellement à vos fichiers. Ne recopiez pas le modèle de Savane Distribution ni celui de Kouadio Design : partez de votre activité réelle. ## Ce qui est demandé ### Partie A — Votre arborescence 1. **Listez vos 4 à 6 grands domaines d'activité** (8 au maximum). Ce seront vos dossiers de niveau 1. 2. **Dessinez l'arborescence complète** (schéma texte, capture d'un tableau, ou photo d'un schéma papier propre). Elle doit respecter les règles vues en cours : - 3 à 4 niveaux de profondeur maximum ; - dossiers de niveau 1 préfixés par un numéro — `01_`/`02_` ou `01-`/`02-` (les deux conventions sont enseignées : choisissez-en une et tenez-vous-y) ; - un dossier d'archives clairement identifié (`_ARCHIVES` ou `07-ARCHIVES`) et, si utile, un dossier de modèles (`_MODELES` ou `06-MODELES`) ; - **aucun dossier « Divers », « Autres » ou « Temp »** ; - noms sans espaces, sans accents, sans caractères spéciaux. 3. **Justifiez vos choix** (8 à 10 lignes) : pourquoi ces domaines, où va un devis qui arrive aujourd'hui, où va un projet terminé, comment vous gérez le passage à l'année suivante. 4. **Créez réellement cette arborescence** sur votre ordinateur ou votre Drive, et joignez une capture d'écran. 5. **Faites-la relire** par un collègue ou un proche : s'il comprend la logique en 30 secondes, c'est gagné. Notez en 2 lignes son retour et ce que vous avez ajusté. ### Partie B — Votre convention de nommage 6. **Rédigez votre table d'abréviations** : au minimum 8 codes, en reprenant ceux du cours (FAC, DEV, CR, CTR, RAP, PHO, REC, BDC, FDP, LET…) et en ajoutant ceux propres à votre métier. 7. **Renommez au moins 10 fichiers réels** selon la convention `DATE_TYPE_Description_Version.extension`. Choisissez la date au format `AAAAMMJJ` (ou `AAAA-MM-JJ`) et **tenez-vous à un seul format** dans tout le devoir. 8. **Présentez le résultat dans un tableau avant/après** : | N° | Nom actuel | Emplacement actuel | Nouveau nom | Dossier de destination | |---|---|---|---|---| | 1 | `devis client konan.pdf` | Bureau | `20260315_DEV_Konan-Freres_v01.pdf` | `02_Commercial/Devis/2026/` | 9. **Joignez une capture avant et une capture après** du dossier concerné, pour montrer le tri alphabétique devenu chronologique. ## Format de remise - Un document unique en **PDF** (Word accepté), 3 à 5 pages, captures incluses. - Nommez votre fichier selon votre propre convention, par exemple : `20260320_RAP_Arborescence-et-nommage_Traore-Awa_v01.pdf` - Anonymisez les noms de clients ou de salariés si nécessaire. ## Critères de réussite | Critère | Ce qui est attendu | Points | |---|---|---| | Arborescence conforme | 4 à 6 domaines de niveau 1, préfixes numérotés, 3-4 niveaux max, dossier d'archives, aucun fourre-tout | 6 | | Pertinence métier | Structure adaptée à une activité réelle, non recopiée, avec choix justifiés | 4 | | Table d'abréviations | Au moins 8 codes clairs, utilisables par une autre personne de la structure | 3 | | Application du nommage | 10 fichiers minimum renommés, format de date unique, aucun espace, accent ni suffixe flou (`final`, `OK`) | 5 | | Preuves de réalisation | Captures avant/après et arborescence réellement créée, pas seulement décrite | 4 | | Retour du relecteur | Retour d'une tierce personne rapporté et ajustement expliqué | 2 | | **Total** | | **24** |

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Livrable — Plan de réorganisation documentaire complet

## Contexte Projet final : il croise les quatre premiers modules (diagnostic, arborescence et nommage, cloud et droits d'accès, sauvegarde et archivage). C'est ce livrable qui donne droit au certificat de fin de formation Access Academy (attestation interne, non diplômante). **Choisissez votre terrain :** - **Option A — Ébène Services** (Cocody, Mamadou Coulibaly) : 14 personnes, ~200 fichiers sur 6 emplacements, d'après la leçon d'audit. - **Option B — votre propre structure** (employeur, association, activité indépendante) — recommandée. ## Ce qui est demandé 1. **Résumé exécutif** (1 page) : la structure, les 3 problèmes majeurs, le coût de la désorganisation en FCFA, les mesures proposées, le délai. 2. **Audit** : tableau des emplacements (lieu, volume, responsable, accessible ?) ; tableau par type de document ; les 4 dysfonctionnements (dispersion, nommage, versions, sauvegarde) illustrés par de vrais noms de fichiers ; impact chiffré en FCFA. 3. **Arborescence cible** : plan complet, 3 niveaux max, niveau 1 numéroté, dossier d'archives identifié, aucun fourre-tout. Une ligne de justification par grand dossier. 4. **Charte de nommage** : la formule `DATE_TYPE_DESCRIPTION_VERSION`, la table des codes (10 minimum), les règles strictes (ni espaces, ni accents, ni `_final` ou `_OK` ; date en premier ; version obligatoire), 8 exemples avant/après. 5. **Cloud et droits d'accès** : comparez au moins deux solutions (espace gratuit, hors ligne, collaboration, coût en FCFA) et justifiez votre choix (connexion variable, budget serré). Donnez la matrice des droits par dossier et par rôle (Lecteur / Commentateur / Éditeur) : RH et comptabilité protégés, lien public désactivé. 6. **Sauvegarde 3-2-1 et archivage** : les 3 copies, les 2 supports, la copie hors site, avec le matériel et son coût en FCFA ; le calendrier (quotidien automatique, hebdomadaire, mensuel avec test de restauration) ; les formats d'archivage. Pour les durées de conservation, reprenez celles du module 4 en précisant qu'elles sont **à confirmer auprès de votre comptable ou de l'administration**. 7. **Migration et pérennisation** : tableau de suivi d'au moins 15 lignes (n°, nom actuel, emplacement, type, nouveau nom, destination, statut) ; planning par lot ; tri des doublons et des obsolètes ; checklist et test de recherche en 30 secondes ; référent documentaire, contrôle mensuel, formation d'équipe (1 h), mémo A4 affichable. ## Format de remise - Un **PDF de 6 à 12 pages** avec sommaire, tableaux inclus, mémo A4 en annexe. - Option B : joignez 3 captures de l'arborescence réellement créée. - Nommez le fichier selon votre charte, ex. : `20260410_RAP_Plan-reorganisation-Ebene_v01.pdf` - Anonymisez salaires et noms de clients ou de salariés. ## Critères de réussite | Critère | Attendu | Points | |---|---|---| | Audit et chiffrage | Cartographie complète, 4 dysfonctionnements illustrés, impact chiffré en FCFA | 7 | | Arborescence cible | 3 niveaux max, numérotation, archives séparées, choix justifiés | 6 | | Charte de nommage | Formule, 10 codes, règles strictes, 8 exemples avant/après corrects | 6 | | Cloud et droits d'accès | Comparatif argumenté, choix adapté au contexte, RH et comptabilité protégés | 6 | | Sauvegarde et archivage | 3-2-1 chiffrée, calendrier + test de restauration, formats pérennes, durées prudentes | 6 | | Migration et pérennisation | Suivi de 15 lignes, planning par lot, checklist, référent, contrôle mensuel, mémo A4 | 9 | | **Total** | | **40** |

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