CRM et gestion des prospects

Public cible

• Commerciaux et responsables des ventes de PME qui suivent leurs prospects dans un carnet ou dans WhatsApp
• Entrepreneurs qui reçoivent des demandes chaque jour et perdent la trace des devis envoyés
• Assistantes et assistants commerciaux chargés des devis, du suivi et des relances
• Freelances et petites agences qui gèrent plusieurs clients et veulent un suivi qui tienne sans eux
• Agents en reconversion visant un poste d'administration des ventes ou de chargé de clientèle

Prérequis

• Avoir déjà vendu ou suivi des clients, même sans outil formel : un cahier ou des conversations WhatsApp suffisent comme matière de travail
• Être à l'aise avec un tableur : colonnes, filtres, tri, import et export de fichiers CSV
• Disposer d'une liste d'au moins cinquante contacts réels à structurer pendant la formation
• Pouvoir créer un compte gratuit sur un outil en ligne et y consacrer une heure de paramétrage

Quiz — Module 1 : Ce qu'est vraiment un prospect chez vous

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Quiz — Module 2 : Choisir son outil et y installer sa base

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Quiz — Module 3 : Le pipeline commercial

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Quiz — Module 4 : Relancer sans harceler

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Quiz — Module 5 : Piloter, nettoyer, transmettre

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Livrable — Base de prospects installée et fiche de qualification

## Contexte Le module 1 a posé une définition exigeante du prospect : une personne qui exprime un besoin, qui a un moyen de payer et qui a une raison de vous répondre. Le module 2 vous a fait choisir un outil et y installer votre base. Ce devoir vous demande de livrer cette base, remplie avec des contacts réels de votre activité, de celle de votre employeur ou d'une structure que vous connaissez assez bien pour vérifier ce que vous écrivez. Peu importe l'outil retenu — tableur partagé, base Notion, petit CRM gratuit —, la question du correcteur sera la même : une autre personne pourrait-elle reprendre cette base demain matin sans vous appeler ? ## Ce qui est demandé 1. **Présentez l'activité** (5 à 6 lignes) : ce qui est vendu, à qui, le prix moyen d'une vente en FCFA, et par quels canaux les prospects arrivent aujourd'hui (WhatsApp, appel, page Facebook, recommandation, passage en boutique). 2. **Justifiez le choix de l'outil** en une demi-page : ce qui vous a décidé, ce que ce choix vous fait perdre, et ce qui vous ferait en changer plus tard. Traitez explicitement deux contraintes : le travail depuis un téléphone et une connexion lente. 3. **Livrez la base remplie** à partir du modèle CSV du cours : au moins **30 prospects réels**, avec pour chacun la source, la date du premier contact, le besoin exprimé en une phrase, le budget estimé en FCFA, l'étape en cours, la prochaine action et sa date. 4. **Écrivez la fiche de qualification** : les 5 questions que vous posez systématiquement, ce que chaque réponse vous apprend, et les 3 critères qui font qu'un contact entre dans la base ou reste dehors. 5. **Nettoyez devant le correcteur** : listez les doublons trouvés, les fiches fusionnées et les contacts écartés, avec la raison de chaque décision. 6. **Posez la règle de traçabilité** : où sont notés les échanges WhatsApp, qui a le droit d'écrire dans la base, et ce que vous faites du numéro d'une personne qui demande à ne plus être contactée. ## Format de remise - Un document unique en **PDF** (Word accepté), 3 à 5 pages. - La **base remplie** en pièce jointe : le CSV du cours complété ou l'export de votre outil. - Deux captures de votre outil, date visible. - Nommez votre fichier : `Base-prospects_Prenom-Nom_AAAA-MM-JJ.pdf` ## Critères de réussite | Critère | Ce qui est attendu | Points | |---|---|---| | Activité et canaux | Contexte vérifiable, prix moyen en FCFA, canaux réellement utilisés | 3 | | Choix de l'outil | Décision assumée, limites reconnues, usage mobile traité | 4 | | Base remplie | 30 prospects au minimum, champs complets, prochaine action datée | 6 | | Fiche de qualification | Questions et critères utilisables par un tiers sans explication | 4 | | Nettoyage et traçabilité | Doublons traités, règle de consentement écrite et applicable | 3 | | **Total** | | **20** |

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Livrable — Pipeline commercial et plan de relance sur quatre semaines

## Contexte Le module 3 a transformé la base en pipeline : des étapes nommées, un critère de passage pour chacune, et la fin des fiches qui dorment sans que personne ne le voie. Le module 4 a posé la limite entre relancer et harceler. Ce devoir vous demande les deux pièces : votre pipeline tel qu'il tourne réellement, et un plan de relance que vous avez commencé à exécuter. Un point de vigilance : un plan de relance qui n'a jamais été appliqué ne se corrige pas. C'est pour cela que la dernière partie du devoir demande un compte rendu d'exécution. ## Ce qui est demandé 1. **Décrivez votre pipeline** : les étapes dans l'ordre, et pour chacune le fait vérifiable qui prouve qu'un prospect y est entré (« a répondu et donné un délai », « a reçu le devis », « a versé l'acompte »). Une étape sans preuve observable n'est pas une étape. 2. **Photographiez le pipeline à la date du jour** : nombre de fiches et montant estimé par étape, ancienneté de la fiche la plus ancienne, et vos trois motifs de perte les plus fréquents. 3. **Construisez le plan de relance sur quatre semaines** dans le modèle CSV du cours : pour chaque étape, le canal, le délai avant relance, le nombre maximum de tentatives et la personne responsable. 4. **Rédigez quatre messages de relance** : un message WhatsApp court, une trame d'appel de 30 secondes, un message après envoi du devis, un dernier message avant mise en sommeil. Chacun doit apporter une raison nouvelle de répondre, sans culpabiliser la personne. 5. **Posez la règle d'arrêt** : après combien de tentatives sans réponse, quel dernier message, où va la fiche ensuite, et à quelle date vous la reprenez. 6. **Exécutez une semaine du plan** sur au moins 10 prospects et livrez le compte rendu : envoyés, réponses obtenues, rendez-vous décrochés, fiches closes, et les deux corrections que vous apportez au plan. ## Format de remise - Un document en **PDF** (Word accepté), 4 à 6 pages. - Le **plan de relance rempli** en pièce jointe, à partir du modèle CSV. - Trois captures d'échanges réels, numéros et noms masqués. - Nommez votre fichier : `Pipeline-relance_Prenom-Nom_AAAA-MM-JJ.pdf` ## Critères de réussite | Critère | Ce qui est attendu | Points | |---|---|---| | Étapes du pipeline | Critère de passage observable pour chaque étape | 4 | | Photographie chiffrée | Volumes, montants en FCFA et ancienneté réellement relevés | 3 | | Plan de relance | Canaux, délais et responsables cohérents avec vos moyens | 4 | | Messages | Quatre messages utilisables tels quels, ton respectueux | 4 | | Règle d'arrêt | Limite claire et sort de la fiche décidé à l'avance | 2 | | Exécution et corrections | Semaine réellement menée, corrections argumentées | 3 | | **Total** | | **20** |

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